Cómo creamos reuniones productivas en 1 semana

En Typeform estamos dividos en lo que llamamos “colonies”, cada colonia es un equipo multidisciplinario que se enfoca en una parte del producto. Discover era a la que yo pertenecia, y nos dedicabamos a trabajar con las propiedades públicas.

Cuando se creó esta colonia eramos solamente 2 personas (el PO y yo) y en un lapso de unos meses crecimos a ser 11, obviamente la comunicación era algo fundamental y más aún cuando algunos miembros del equipo trabajaban de forma remota, y con un crecimiento tan rápido surgieron inconvenientes en reuniones.

Typeform es Agile

Agile es una técnica de trabajo que se basa en el desarrollo iterativo e incremental, y tiene con ella un ritual de reuniones que son parte de un período de tiempo llamado sprint.

Un sprint, puede tener la duración que el equipo desee; en nuestro caso, y el más común, eran 2 semanas.

En cada sprint tenemos reuniones de equipo para organizar el trabajo, estas son:

  • Tres amigos: En esta reunión revisamos las tareas que no están priorizadas y solitabamos lo necesario para que fueran más claras y conscisas.
  • Backlog refinement: Con las tareas que ya están listas para trabajar, las puntuamos para tener una noción de dificultad e incertidumbre, para luego priorizarlas.
  • Retrospective: Después que termina el sprint, antes de hacer el sprint planning, nos tomamos un momento para reflexionar en lo que ha pasado en el sprint, que ha salido bien y que no lo ha hecho y que acciones tomaríamos para mejorar.
  • Sprint planning: Es la reunión donde definimos el objetivo del siguiente sprint y elegimos que tareas realizaremos en él.
  • Daily standups: Una reunión de equipo que se hacemos al principio del día donde hablamos sobre los avances del día anterior y lo que pensamos hacer ese día.

Cada sprint (2 semanas) tenemos una reunión, el retrospective, que nos da una idea de cómo nos hemos desempañeado.

Imaginemos que esperamos 2 semanas para hablar con el equipo sobre una decisión tomada o algo que se podría mejorar, en ese tiempo se pierde contexto y detalles, y el mensaje se limita a lo que recordamos en el retrospective.

Acortando el feedback loop

Hablaba de 11 personas en una reunión, con 5 ya es complicado y pensar que tenemos que alinear y mantener enfocadas al doble de personas por 1 hora, es difícil y más si la reunión pierde rumbo o hay gente usando sus laptops o revisando el teléfono.

Por eso pensamos que esperar 2 semanas para una reunión dedicada a dar feedback era mucho tiempo, como mencioné antes; se pierde contexto y detalles.

¿Cómo podríamos acortar el tiempo de feedback? Que el feedback fuera en el momento indicado y que tuviera el contexto de la conversación… ¿Cómo podríamos enfocar la reunión, y hacerla eficiente? ¿Por qué tardarnos 1 hora cuando podrían ser 35 o 45 minutos?

¡Puntuar las meetings!

Dedicimos puntuar las meetings, al terminar, puntuamos de 1 a 5 (entre mayor el número, mejor) como nos pareció la meeting.

Al evaluar la reunión cada uno se preguntaba:

  • ¿Mantuvimos la reunión enfocada en el tema?
  • ¿Empezamos a tiempo?
  • ¿Mi asistencia tuvo razón de ser?
  • Y más importante, ¿Conseguimos el objetivo de la reunión?

Empezamos a hacer esto en nuestro daily standup que tardaba hasta 30 minutos y ¡algunas veces no hablabamos de lo que importaba!

Encontrando una mejora increíble en nuestras standup meetings decidimos hacerlo en cada reunión, y funcionó.

Logramos hacer reuniones enfocadas, las cuales eran productivas y terminaban antes de lo esperado.

Puntuar no lo era todo

También decidimos tener convenios (por no decir reglas) que ayudaron directamente a tener reuniones más productivas:

  • Toda reunión debía tener una agenda y outcome.
  • Las reuniones debían notificarse al menos con un día completo de antelación (ah! pero es urgente e importante! bueno…).
  • Damos 5 minutos de tiempo para gente que tenía reunión antes, o simplemente se dio cuenta a último minuto podría llegar sin perderse nada, después de eso empezabamos.
  • Sólo trae tu portatil si es necesario para la reunión o la necesitas por que estás haciendo algo tan importante como la reunión.
  • Si la reunión necesita preparación, prepárate… estará en la agenda.
  • Si en la reunión nos desenfocabamos hacíamos el “shark sign“ para hacer saber que nos desviabamos y debíamos retomar el tema principal y era una discusión para otro momento.

Y ahora que…

Fue un buen aprendizaje, y a nuestro equipo de 4 programadores, 2 QA, 1 UI designer, 1 UX designer, 1 PO, 1 Scrum master y 1 engineer manager nos ayudó a ser más eficientes en nuestras reuniones.

Tu puedes tener los convenios que mejor te parezcan, al final es el tiempo de todos y las reuniones de equipo deberían ayudarte a trabajar mejor y no ser el tiempo en que miramos 9gag o que ocultamos los bostezos por que pensamos que es tiempo perdido.

¿Tienes tus tips? ¡Escríbeme y cuéntame!

·

🇨🇴 Colombia en abril, speaker en JS Colombia meetup.

🇪🇸 Madrid el 20 y 21 de abril, speaker en WordCamp Madrid.

🇵🇹 Porto 18 y 19 de mayo, speaker en WordCamp Porto.

🇵🇱 Polonia 4 y 5 de Diciembre, speaker en Frontend Connect.